Általánossá vált a távauditálás, mert gyorsabb, alaposabb, költséghatékonyabb

A koronavírus 2019 végi megjelenése és az általa okozott világjárvány alaposan felforgatta a vállalatok működését, és szinte minden tevékenységtípusra hatással volt, beleértve a megfelelőségértékelést is. Az egyik legelterjedtebb, független minőség ellenőrzési rendszert az International Organization for Standardization- közismertebb nevén ISO – nemzetközi szervezet működteti, melynek tanúsítványait szerte a világon több millió cég használja. Még 2020 májusában az ISO megfelelőségértékelési bizottságának Stratégiai Szövetség és Szabályozó Csoportja felmérést végzett a megfelelőségértékeléssel foglalkozó szakemberek körében, hogy kiderítsék, miként tudják a vállalatok az üzleti működésük folytonosságát biztosítani a járvány idején, illetve hogyan hat a járvány a megfelelőségauditálásra.

A járvány terjedési sebességének mértéke sok vállalkozást váratlanul ért. Kevés cég volt megfelelően felkészülve a megfelelőségértékelési tevékenységekre gyakorolt hatására, amely komoly gondokat is okozhatott volna az ellátási láncban résztvevő legnagyobb vállalatoktól kezdve a legkisebbekig, mindenki számára. Az ISO felmérése azonban segített abban, hogy gyors megoldást találjanak a szereplők, és ennek kulcsa a távauditálás lett.

A megfelelőségi felmérések is hagyományosan „helyszíni” tevékenységek, és a járvány hatására mindezt villámgyorsan kellett az online térbe áthelyezni, távoli tevékenységként elvégezni. Csakhogy nem léteztek erre vonatkozó szabályozások, módszerek és mintául vehető gyakorlatok. A felmérés három fő területet azonosított az üzletmenet folytonosságának fenntartása szempontjából, ahol feltérképezte a legjobb gyakorlatokat:

-       szervezeten belüli, illetve az ügyfelekkel és stakeholder-ekkel történő kommunikáció, továbbá az ezeket szabályozó eljárások;

-       az IT megnövekedett jelentősége, alkalmazott technikák és eszközök, különös tekintettel a távoli munkavégzést lehetővé tevő eljárásokra;

-       a jártassági vizsgálatokra vonatkozó szabványok megfelelő alkalmazása a megváltozott feltételek között.

Átállás a távauditra

A távoli tevékenységek olyan, a megfelelőségértékelési vagy akkreditációs folyamat keretében végzett tevékenységek, amelyek nem igénylik az értékelést végző személyzet fizikai jelenlétét az értékelés helyszínén. A járványhelyzet miatt értelemszerűen a megfelelőség ellenőröknek is távmunkára kellett átállniuk. Ennek során bevezették a virtuális megbeszéléseket, a dokumentumok online történő ellenőrzését, a távauditálást, az informatikai távértékelést, továbbá az elektronikus kommunikációs eszközökkel történő döntéshozatalt. Mindezek elsajátításához, betanításához e-tanulási eszközöket tettek elérhetővé, webinárokat szerveztek.

Természetesen a jó audithoz megfelelő információs és kommunikációs technológiára van szükség a vállalatoknál. De emellett a kockázatok minimalizálása érdekében a cégvezetőknek tudatosan kell felkészíteni a vállalati szervezetet az átállásra és felügyelni a folyamatot.  

Hogyan zajlik a távauditálás?

A távauditálás folyamata megegyezik a helyszíni audittal. Az auditálást ugyanazok a szakemberek végzik és a vállalatok részéről ugyanazokat a munkatársakat vonják be, csak nem személyesen, hanem online vagy mobil kommunikációs eszközökön keresztül. Mindez persze alapos tervezést igényel, ezért a legfontosabb első lépés a technológiai követelmények felmérése, a folyamatnak az infrastruktúra lehetőségeihez történő igazítása, hogy az auditálás zökkenőmentesen történjen.

Az auditálás során általában élő online közvetítést használnak az ismert alkalmazások bármelyikével (például Webex, Zoom, MS Teams) a dokumentumok és nyilvántartások áttekintésére, a munkavállalókkal készített interjúkra és az eredmények bemutatására. De még a telephelyen történő bejárások is ezeken az eszközökön történnek, így ezt a lépést sem kell kihagyni.

Mindenkinek jó

Ami egykor helyszíni gyakorlat volt, személyes találkozó az auditorok és auditálásra várók között, panorámás kilátással, irodai asztalnál, kávézgatással, az most high-tech virtuális eseménnyé vált. Habár a kávézgatás nem ugyanolyan képernyő előtt ülve, mint személyesen, a távauditálásnak is megvannak a maga előnyei. Először is, járvány idején egészségvédelmi szempontból biztonságos, és még arcmaszkot sem kell viselni. Másrészt gyorsabb és költséghatékonyabb, hiszen az auditálást a világ bármely két helyszíne között el lehet végezni fárasztó utazás, drága repülő- és szállodaköltségek nélkül. Az ingázással töltött idő megspórolásával az ellenőrök több időt tölthetnek magával az auditálással, így az alaposabb, körültekintőbb. De az ellenőrzött szervezetek munkatársai is jól járnak, szívesebben részt vesznek a folyamatban, ha pontosan tudják, mikor, mennyi munkaidőt kell szánniuk az ellenőrzésre, és kevésbé valószínű, hogy megzavarják őket sürgős SOS munkákkal, e-mailekkel, telefonhívásokkal.

Az "audit kiégés" gyakori kifejezés a tanúsítási ágazatban, amely akkor jelentkezik, ha az ellenőrök a hét folyamán több egynapos ellenőrzést végeznek, különböző helyszínekre utaznak, és hetente több különböző jelentést írnak.

Kétségtelen, hogy a távauditálás velünk marad a járvány után is. A vállalatok és az auditorok is megkedvelték a virtuális ellenőrzéseket és egyértelműek minden szereplő számára annak előnyei. Ám a sikeres ellenőrzés érdekében vannak dolgok, amelyeket nem lehet megspórolni. Ez az alapos tervezés és a jó kommunikáció minden résztvevő részéről.

Az ISO frissített távauditálási iránymutatásait itt lehet elolvasni.